Notariusz powołany jest do dokonywania czynności, którym strony są obowiązane lub pragną nadać formę notarialną (czynności notarialne). Czynności te mają charakter dokumentu urzędowego. Dokonując czynności notarialnej notariusz jest obowiązany czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których dana czynność może powodować skutki prawne. Notariusz zobowiązany jest również do bezpłatnego udzielania stronom niezbędnych wyjaśnień, dotyczących dokonywanej czynności notarialnej. W przypadku, jeżeli chcecie Państwo dokonać jedynie czynność polegającą na poświadczeniu dokumentu (poświadczenie własnoręczności podpisu, poświadczenie zgodności odpisu, kopii lub wyciągu z okazanym dokumentem, poświadczenia daty okazania dokumentu lub poświadczenie pozostawania przy życiu), wcześniejsza rezerwacja terminu nie jest konieczna.

Czynności notarialne, co do zasady, dokonywane są przez notariusza w siedzibie jego kancelarii notarialnej, przy czym istnieje możliwość dokonania ich także w innym miejscu:

  • jeżeli przemawia  a tym charakter czynności (np. protokół zgromadzenia wspólników spółki z o. o., protokół walnego zgromadzenia spółki akcyjnej, protokół zebrania wspólnoty mieszkaniowej),
  • występują szczególne okoliczności (np. stan zdrowia osoby dokonującej czynności notarialnej).

Za dokonanie czynności notarialnej notariuszowi przysługuje wynagrodzenie określone na podstawie umowy ze stronami czynności, nie wyższe niż maksymalne stawki taksy notarialnej właściwe dla danej czynności, określone rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 roku w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 237).

Zgodnie z ustawą z dnia 14 lutego 1991 roku – Prawo o notariacie (t.j. Dz. U. z 2008, nr 189, poz. 1158 ze zm.) katalog czynności notarialnych obejmuje następujące czynności:

1. Sporządzanie aktów notarialnych.

Akt notarialny jest to dokument urzędowy sporządzany przez notariusza i obejmujący treść danej czynności prawnej; wykorzystywany jest on przede wszystkim przy:

  • zbyciu nieruchomości, prawa użytkowania wieczystego, spółdzielczego prawa do lokalu,
  • ustanawianiu ograniczonych praw rzeczowych takich jak między innymi hipoteka, służebność,
  • zawieraniu umów majątkowych małżeńskich (np. rozdzielność majątkowa),
  • zawieraniu umów spółek komandytowych, spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, statutów spółek komandytowo-akcyjnych i akcyjnych,
  • sporządzaniu testamentów notarialnych,
  • zawieraniu umów o dział spadku, w skład, którego wchodzi nieruchomość, prawo użytkowania wieczystego lub spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, umów darowizn,
  • zbyciu spadku,
  • zawieraniu umów zrzeczenia się dziedziczenia,
  • składaniu zabezpieczeń w postaci oświadczeń o poddaniu się egzekucji w trybie art. 777 par. 1 pkt 4-6 kodeksu postępowania cywilnego.

2. Sporządzanie aktów poświadczenia dziedziczenia.

Spadkobiercy mają możliwość przeprowadzenia, w sytuacjach wymienionych w Prawie o notariacie, postępowanie spadkowego także u notariusza, który sporządza w tym celu akt poświadczenia dziedziczenia, i który to dokument po zarejestrowaniu go w Rejestrze Aktów Poświadczenia Dziedziczenia prowadzonym przez Krajowa Radę Notarialna ma moc prawomocnego postanowienia sądu stwierdzającego nabycie spadku.

3. Sporządzanie poświadczenia własnoręczności podpisu.

Poświadczenie własnoręczności podpisu jest jedną z form czynności prawnych i jest wymagana np. przy zbyciu udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością oraz zbyciu przedsiębiorstwa; czynność ta jest przydatna w celu potwierdzenia, iż dana osoba złożyła podpis na danym dokumencie, także jako wzór podpisu.

4. Sporządzanie poświadczenia odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem.

Notariusz stwierdza zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem, to jest poświadcza, iż sporządzony przez niego odpis, wyciąg lub kopia są zgodne z okazanym mu oryginałem dokumentu.

5. Sporządzanie poświadczenia daty okazania dokumentu.

Notariusz poświadcza na okazanym mu dokumencie datę, a na żądanie stron także godzinę i minutę okazania tego dokumentu.

6. Sporządzanie poświadczenia pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu.

Pozostawanie przy życiu lub w określonym miejscu danej osoby poświadcza notariusz w razie stawiennictwa tej osoby w kancelarii notariusza albo w razie przekonania się o tym fakcie przez notariusza poza kancelarią. Notariusz
w poświadczeniu ustala tożsamość tej osoby oraz określa dzień, godzinę i minutę stwierdzenia pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu.

7. Doręczanie oświadczeń.

Na żądanie strony notariusz doręcza na piśmie jej oświadczenie, mogące mieć skutki prawne, wskazanej przez nią stronie przeciwnej. Żądający doręczenia wnosi ustnie do protokołu, wręcza lub przesyła notariuszowi podpisaną przez siebie treść oświadczenia. Z dokonanej czynności notariusz spisuje protokół. Jeżeli strona przeciwna poda ustnie do protokołu odpowiedź lub wręczy pisemną odpowiedź i oświadczy, że protokół podpisze, notariusz zamieszcza odpowiedź w protokole. Notariusz wydaje poświadczenie doręczenia oświadczenia, w którym zamieszcza odpowiedź, jeżeli była udzielona w sposób określony powyżej. Na wyraźne żądanie osoby, żądającej doręczenia oświadczenia, notariusz może również dokonać doręczenia listem poleconym. W tym przypadku w protokole zamieszcza się treść doręczonego oświadczenia i wzmiankę o przesłaniu go listem poleconym.

8. Spisywanie protokołów.

Udział notariusza w spisywaniu protokołów (protokołowaniu) jest wykorzystywany między innymi podczas walnych zgromadzeń spółek komandytowo-akcyjnych, spółek akcyjnych, zgromadzeń wspólników spółek z ograniczona odpowiedzialnością np. w zakresie zmiany umów tych spółek, a także innych spółek w sytuacji, gdy dochodzi do przekształcenia formy prawnej danej spółki, przy łączeniu się spółek oraz ich podziale, ponadto podczas walnych zgromadzeń spółdzielni, stowarzyszeń, organizacji społecznych, takich jak np. zebrania wspólnoty mieszkaniowej; protokoły mogą także dokumentować przebieg pewnych czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne, jak np. stawiennictwa stron i złożonych przez nich oświadczeń, niestawiennictwa stron, wglądu na stronę internetowa w celu potwierdzenia jej treści.

9. Sporządzanie protestów weksli i czeków.

10. Przyjmowanie na przechowanie pieniędzy, papierów wartościowych, dokumentów, danych na informatycznym nośniku danych, o którym mowa w przepisach o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Notariusz przyjmuje na przechowanie wszelkiego rodzaju dokumenty, także w kopertach zamkniętych. Notariusz przyjmuje na przechowanie informatyczny nośnik danych, o którym mowa w art. 79 pkt 6, zabezpieczony w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z jego treścią. Z przyjęcia dokumentu na przechowanie notariusz spisuje protokół, w którym wymienia datę przyjęcia, ustala tożsamość osoby składającej dokument oraz wskazuje, komu i pod jakimi warunkami dokument bądź jego odpis ma być wydany. Dokument przyjęty na przechowanie wydaje się osobie wymienionej w protokole lub jej następcy prawnemu. Notariusz w związku z dokonywaną w jego kancelarii czynnością ma prawo przyjąć na przechowanie, w celu wydania ich osobie wskazanej przy złożeniu lub jej następcy prawnemu, papiery wartościowe albo pieniądze w walucie polskiej lub obcej. Dla udokumentowania tych czynności notariusz prowadzi specjalne konto bankowe. Z przyjęcia depozytu notariusz spisuje protokół, w którym wymienia datę przyjęcia, ustala tożsamość osoby składającej, datę mającego nastąpić wydania oraz imię, nazwisko i miejsce zamieszkania osoby odbierającej depozyt. Wydanie depozytu następuje za pokwitowaniem.

11. Sporządzanie wypisów, odpisów i wyciągów dokumentów.

Sporządzony przez notariusza akt notarialny jest przechowywany w siedzibie jego kancelarii, natomiast w obrocie prawnym strony posługują się wypisem aktu notarialnego (ewentualnie odpisem dokumentu lub wyciągiem zawierającym wskazaną część dokumentu), który zgodnie z art. 109 Prawa o notariacie ma moc prawną oryginału.

12. Sporządzanie, na żądanie stron, projektów aktów, oświadczeń i innych dokumentów.

13. Sporządzanie innych czynności wynikających z odrębnych przepisów.

Notariusz zobowiązany jest zachować w tajemnicy okoliczności sprawy, o których powziął wiadomość ze względu na wykonywanie czynności notarialnej i obowiązek ten trwa nieprzerwanie nawet po odwołaniu notariusza z pełnionej funkcji. Wyjątkiem od zachowania tajemnicy jest sytuacja, gdy notariusz składa zeznania jako świadek przed sądem, chyba że ujawnienie tajemnicy zagraża dobru państwa albo ważnemu interesowi prywatnemu. W tych wypadkach od obowiązku zachowania tajemnicy może zwolnić notariusza Minister Sprawiedliwości.

Za sporządzenie czynności notarialnej notariusz pobiera wynagrodzenie w postaci taksy notarialnej. Taksa notarialna podlega powiększeniu o podatek od towarów i usług (tzw. VAT), przekazywany przez notariusza organom podatkowym.
Oryginały aktów notarialnych notariusz przechowuje przez 10 lat od ich sporządzenia, a następnie przekazuje na przechowanie do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego.